La labor del administrador de fincas está estrechamente vinculada a la gestión de las comunidades de propietarios. En este contexto, se encarga de una amplia gama de responsabilidades que incluyen brindar asesoramiento a los propietarios, administrar problemas y reparaciones, llevar un registro de las finanzas de la comunidad, convocar reuniones y actuar como secretario en las juntas. Por lo tanto, es común delegar estas responsabilidades en un profesional o en un equipo de profesionales con la formación adecuada.
Este artículo tiene como objetivo proporcionar una comprensión completa de la administración de fincas y su utilidad, explicando qué implica ser un administrador de fincas y detallando las funciones que desempeñan en el contexto de las comunidades de propietarios.
Un administrador o gestor de fincas es un profesional designado para llevar a cabo la administración de propiedades rurales o urbanas, ya sea por elección de un propietario particular o por elección de una comunidad de propietarios.
Aunque comúnmente se asocia su función a los sistemas de propiedad horizontal, es decir, a situaciones donde varios propietarios comparten un mismo edificio o conjunto residencial, también pueden ofrecer sus servicios a propietarios individuales que no formen parte de una comunidad.
Dentro de sus responsabilidades, un administrador de fincas se encarga de gestionar los aspectos económicos, técnicos y legales relacionados con la administración de propiedades, desempeñando un papel de intermediario y mediador en el contexto de las comunidades de propietarios.
Funciones de un administrador de fincas
Las responsabilidades de un administrador de fincas son amplias y comprenden todos los aspectos relacionados con la gestión de fincas y comunidades de propietarios. En el contexto de las comunidades de propietarios, se establecen las siguientes funciones para el administrador según el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal:
1. Supervisar el adecuado funcionamiento de la propiedad, sus instalaciones y servicios, y tomar las medidas necesarias, incluyendo advertencias y notificaciones pertinentes a los propietarios.
2. Elaborar con suficiente antelación y presentar a la junta el presupuesto de gastos previstos, proponiendo los recursos necesarios para sufragarlos.
3. Encargarse de la conservación y mantenimiento de la propiedad, tomando medidas inmediatas en caso de reparaciones urgentes y comunicando de manera inmediata al presidente o, en su caso, a los propietarios sobre estas acciones.
4. Ejecutar las decisiones adoptadas en relación con obras, efectuar pagos y llevar a cabo los cobros necesarios.
5. Actuar como secretario de la junta y conservar la documentación de la comunidad a disposición de los propietarios.
6. Cualquier otra atribución que le sea asignada por la junta.
En la práctica, las responsabilidades del administrador de fincas suelen extenderse, incluyendo funciones como la gestión contable de la comunidad, asesoramiento fiscal, negociación con entidades bancarias y trámites con organismos gubernamentales. También se involucran en la mediación de conflictos dentro de la comunidad, la contratación de profesionales técnicos y la búsqueda de acuerdos que beneficien a los propietarios. Los administradores suelen encargarse de los casos de morosidad en el pago de las cuotas de la comunidad.
Además, dado que desempeñan el rol de secretario, están a cargo de mantener los libros de actas de las reuniones de la junta de propietarios y conservar, durante un período de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y otros documentos relevantes de dichas reuniones.
¿Es obligatorio tener administrador de fincas? ¿Cuál es la ventaja de disponer de uno?
A pesar de la complejidad que puede estar vinculada a la administración de comunidades de propietarios, la Ley de Propiedad Horizontal no impone la obligación de contar con un administrador de fincas. Esto también aplica a los propietarios individuales que no forman parte de una comunidad de propietarios.
En algunas comunidades de propietarios, la responsabilidad de llevar a cabo todas las tareas asociadas a un administrador de fincas recae en el presidente de la comunidad. También es factible que exista un equipo designado por la junta de propietarios que se encargue de las diversas responsabilidades vinculadas a la comunidad.
La propia Ley de Propiedad Horizontal establece que las funciones del secretario y el administrador "serán ejercidas por el presidente de la comunidad, salvo que los estatutos o la junta de propietarios, mediante acuerdo mayoritario, dispongan la elección separada de estos cargos de la presidencia."
En términos generales, suele ser recomendable delegar estas responsabilidades en un profesional cualificado. Esto ayuda a evitar errores y proporciona la ventaja de contar con un tercero imparcial capaz de mediar en cuestiones relacionadas con la comunidad.
En la mayoría de las comunidades de propietarios, se opta por contar con un gestor de fincas que se encargue de las labores cotidianas. Esto a menudo resulta en un ahorro económico y una mayor seguridad jurídica. Además, es aconsejable seleccionar a un profesional colegiado que cuente con un seguro que cubra posibles incidentes que puedan afectar a la comunidad, así como con una formación continua y actualizada.
Optar por los servicios de un administrador de fincas conlleva una serie de beneficios significativos que pueden marcar la diferencia en la gestión eficaz de una comunidad de propietarios:
1. Conocimientos técnicos y jurídicos actualizados: Los administradores de fincas colegiados mantienen un conocimiento actualizado sobre las últimas regulaciones y decisiones judiciales relevantes para la administración de comunidades. Esto les permite proporcionar asesoramiento preciso y prevenir problemas legales.
2. Experiencia y profesionalismo: Estos profesionales aportan una amplia experiencia, lo que les permite aplicar las mejores prácticas y encontrar soluciones eficaces para los desafíos que puedan surgir en la gestión cotidiana.
3. Garantía de calidad: Al estar registrados en el colegio profesional correspondiente, los administradores de fincas están sujetos a un riguroso control de calidad. Esto garantiza que su trabajo cumpla con los estándares éticos y de calidad establecidos por la profesión.
4. Seguro de responsabilidad civil: Los administradores de fincas colegiados cuentan con un seguro de responsabilidad civil que cubre cualquier eventualidad o daño que pueda ocurrir durante el ejercicio de sus funciones. Esto brinda protección a la comunidad de propietarios.
5. Acceso a recursos y servicios: Estos profesionales disponen de una extensa red de recursos, servicios y colaboradores que pueden ser de gran utilidad para mejorar la gestión de la comunidad.
Cómo seleccionar al administrador de fincas adecuado en tu área
Elegir al administrador de fincas más adecuado en tu zona es una decisión fundamental para asegurar una gestión eficaz y apropiada de tu comunidad. Para facilitar este proceso, te proporcionamos algunas pautas a considerar al realizar tu elección:
1. Comunicación efectiva: Un administrador de fincas competente debe mantener una comunicación transparente y constante con los propietarios, proporcionando actualizaciones regulares sobre sus acciones y los resultados obtenidos.
2. Actitud proactiva: Es esencial que el administrador de fincas tenga la iniciativa para identificar y resolver problemas, así como para sugerir mejoras en la administración de la comunidad.
3. Habilidad para la negociación: Un administrador eficiente debe ser capaz de negociar con proveedores y contratar servicios en condiciones ventajosas para la comunidad.
4. Conocimientos legales y técnicos: El administrador de fincas debe poseer un conocimiento actualizado de las leyes y regulaciones pertinentes, así como comprender los aspectos técnicos relacionados con el mantenimiento y la conservación de la propiedad.
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